Colaborador UDEM: transformarse es la única opción

¿Qué has cambiado en el último año? ¿Qué hacías diferente en los 12 meses anteriores a la pandemia? ¿Qué diferencias encuentras en tus respuestas?

El 11 de marzo de 2020 regresamos a casa y pensamos que volveríamos a nuestra actividad habitual en unos días. Pero no. Una pandemia azotó al mundo y todo cambió de un instante a otro. Estábamos en el umbral de un cambio sin precedentes en la historia reciente, sin si quiera advertirlo.

Algunos meses antes, entre noviembre de 2019 y febrero de 2020, en la UDEM organizábamos una nueva apuesta por ser parte de la era digital: un deseo, un sueño, un plan estratégico retador en muchos sentidos. Un mes después, ser parte de esta era que domina nuestro tiempo fue un asunto de supervivencia. Nuestras prácticas tradicionales, de pronto, dejaron de tener vigencia y relevancia.

Migramos nuestras clases presenciales, en el querido campus, a formato en línea en unos cuantos días. Trabajamos de manera ágil, funcional y colaborativa para adaptar nuestros procesos críticos como Titulación, Atracción, Apoyos Financieros e Inscripciones. Eventos institucionales como el Commencement, Gente UDEM, la Feria Internacional, Soy UDEM, entre muchos otros, fueron rediseñados a formatos virtuales por primera vez, con el fin de terminar exitosamente el semestre Primavera ‘20 y asegurar que iniciaríamos de la misma forma el semestre Otoño ‘20. Tengo que decir que los resultados de estas adaptaciones llegaron para quedarse y también que nuestros alumnos quieren muchas otras más, como:

• Contar con proceso de inscripción libre de fricciones, que tengan un solo punto de contacto que resuelva cada una de sus dudas, todo de fácil alcance y con los menos clics posibles.
• Un catálogo de materias que sea flexible, que les permita distribuir mejor su tiempo y las cargas estudiantiles, les ofrezca alternativas cuando no hay cupo, una plataforma intuitiva y que incluya descripción de la materia. Asimismo, un sistema que les brinde una ruta sugerida y en donde puedan incorporar algunas otras.
• Sabemos que quieren un expediente dinámico que incluya toda su información y que esté en constante actualización. Uno que sea de imagen amigable y colorida y que su director de programa y su asesor de PPF lo consulte antes de brindarles cualquier orientación.
• También quieren que se alimente automáticamente con su registro de participación en todas sus materias y actividades. ¡Qué mejor! Un sistema que prediga sus áreas de interés, los eventos que puedan gustarles –algo así como un Netflix que, según su historial, les pueda proponer o sugerir eventos, actividades, materias y proyectos–. Seguro les encantaría que estuviera ligado a un Sistema de Recompensas por su participación y obtengan beneficios en las instalaciones de la UDEM como en las cafeterías o la biblioteca. Y sí, sabemos que para las clases online prefieren una plataforma amigable que permita la interacción, sobre Collaborate o Blackboard.

Todo lo anterior lo sabemos porque los hemos escuchado en innumerables ejercicios de empatía, hemos virado nuestra mirada a ver nuestros procesos desde otra perspectiva: su perspectiva.

La agilidad y el marco de trabajo SCRUM ha sido la vía que definimos como organización para transformarnos en el menor tiempo posible buscando brindarles las respuestas a sus inquietudes y a las inquietudes que un mundo volátil nos demanda.

Es por eso que la UDEM está decidida a transformarse estratégicamente. La apuesta está clara: convertirnos en un ecosistema educativo flexible, capaz de responder a las necesidades y exigencias del entorno, orientados a mejorar la experiencia de aprendizaje y de servicios de nuestros alumnos, rediseñando procesos simples y tomando decisiones basadas en el análisis de data.

Siempre seremos fieles a nuestros principios institucionales y congruentes con nuestros valores.

¿Retos? Muchos, diversos y complejos. ¿Preguntas? Muchas, incluso más que respuestas. ¿Fórmula? Ninguna, sin embargo, hay algunas pistas que podrán alumbrar el trayecto: orientación al cliente, transversalidad, colaboración, interdisciplinariedad, agilidad, flexibilidad, adaptabilidad al cambio.

Hoy más que nunca cuestiónate constantemente qué estás haciendo para mejorar la experiencia de tu cliente (interno o externo). Si aquello que realizas apunta a resolver alguna de las expectativas de nuestros alumnos y si la forma en la que lo realizas o propones realizar parte de la perspectiva del usuario (no del proceso) es colaborativa, promueve la transversalidad y considera la riqueza de las multidisciplinas.

Todos estamos llamados a contribuir a generar mejores experiencias para nuestros alumnos y para los usuarios de nuestros procesos. Sigamos en constante evolución, pues no habrá un estado final; incluso con respuesta a todo lo anterior, aún así iremos por más, pues todo permanecerá en constante transformación: Inteligencia Artificial, Management 3.0, Life 3.0, un Instituto del Futuro de la Vida (FLI, por sus siglas en inglés) cuyo equipo de asesores incluye a Elon Musk, entre otros científicos y catedráticos de MIT, Oxford y Berkley. 

¡Todo eso, y mucho más, está en nuestro contexto hoy!  Así que ten por seguro que el mundo seguirá transformándose y nosotros con él.  Contamos contigo y con tu extraordinario talento sumándose a este gran reto.

El contexto es volátil, el futuro promete ser alucinante, y la oportunidad de ser parte de esta historia es fascinante.

y tú ¿qué legado quieres dejar en esta historia de transformación?

La autora es directora de Cambio Organizacional de la Vicerrectoría de Transformación Estratégica de la UDEM